A norma del regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio.
La presente Informativa sulla privacy (l’"Informativa") illustra il trattamento, da parte di Villa I Tatti: l’Harvard University Center per gli Studi sul Rinascimento italiano, dei dati personali forniti dai nostri borsisti, visitatori, dipendenti e altri. Il trattamento dei dati personali da parte di Villa I Tatti è effettuato secondo i principi e le modalità previste dal Regolamento Generale UE sulla protezione dei dati personali (il "Regolamento").
Villa I Tatti, con sede a Fiesole (FI), Via di Vincigliata n. 26, è il Titolare del trattamento, ossia il soggetto che, da solo o congiuntamente con altri, determina le finalità e le modalità del trattamento di tali dati personali, ai sensi della presente Informativa. Ai sensi del regolamento, (i) per "dati personali" si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile; e (ii) per "trattamento" si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni soggette al regolamento che vengono effettuate su dati personali.
Borsisti
I "borsisti" sono persone che hanno richiesto e/o ottenuto una borsa di studio Villa I Tatti. Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali forniti dagli incaricati, tra cui: titolo accademico, nome, cognome, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza/domicilio, numero di telefono, sesso, formazione, posizione lavorativa al momento della raccolta dei dati e informazioni sui contatti di lavoro, termini di aspettativa dal lavoro per perseguire una borsa di studio, percorso professionale, nazionalità, nome e cognome del partner, nome e cognome (compresa l'età) dei figli, richiesta di borse di studio in corso o già ottenute, eventuali pubblicazioni, lingue straniere conosciute, progetto in corso per il quale il borsista chiede l'accesso a Villa I Tatti, referenze, nome, cognome e numero di telefono della persona da contattare in caso di emergenza. Villa I Tatti tratta i dati tenendo conto anche degli ex borsisti.
Villa I Tatti raccoglie anche i dati necessari per l'elaborazione dei pagamenti ai borsisti, compreso il numero di un documento di identità rilasciato dallo Stato, come il numero di previdenza sociale statunitense o il Codice fiscale, il numero identificativo di Harvard, laddove presente, le informazioni bancarie, compreso il numero di conto corrente bancario, e i dati del passaporto o della carta verde statunitense, laddove applicabile, compresi data e luogo di emissione e data di scadenza. Qualora Villa I Tatti stia assistendo un collega per ottenere un visto italiano, verranno raccolti anche l'itinerario di viaggio e le informazioni sulla data dell'eventuale rilevamento delle impronte digitali.
Scopo del trattamento dei dati: esame delle domande di assegnazione delle borse di studio Villa I Tatti; determinazione del compenso complessivo da corrispondere per la borsa di studio; individuazione dell'alloggio più idoneo in base alla composizione della famiglia del borsista; ai fini dell'archivio di Villa I Tatti; invio di eventuali comunicazioni; accesso alla biblioteca e ad altre risorse ed eventi di Villa I Tatti, e trattamento delle richieste di foto o riproduzione del materiale della biblioteca; inserimento nel nostro sito web e nella Newsletter I Tatti, nonché nelle pubblicazioni online e cartacee e nei social media (Facebook, Instagram, Twitter ecc.), a condizione che qualsiasi foto o video in cui la persona è identificabile sia utilizzata esclusivamente per elenchi interni, a meno che non sia stato ottenuto il consenso per uso pubblico; trattamento dei pagamenti; facilitazioni per il rilascio del visto per l'ingresso in Italia.
Visitatori
Per "visitatore" si intende qualsiasi persona che richieda di visitare Villa I Tatti come turista o di partecipare ad un evento specifico come una conferenza o un seminario, come descritto di seguito. Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali forniti dai visitatori, tra cui: nome, cognome, indirizzo di residenza/domicilio, indirizzo e-mail, numero di telefono.
Villa I Tatti tratta anche i dati personali forniti dagli studenti di Harvard che frequentano i seminari di primavera al fine di prenotare viaggi aerei e ottenere il rimborso di alcune spese, tra cui: nome, cognome, indirizzo di residenza/domicilio, indirizzo e-mail, numero di telefono, itinerario di viaggio, note spese, numero identificativo di Harvard, informazioni bancarie, compreso il numero di conto corrente bancario, e informazioni sul passaporto o i dati della carta verde statunitense, laddove applicabile, compresi data e luogo di emissione e data di scadenza.
Scopo del trattamento: inserimento dei dati personali nel calendario elettronico - solo per uso interno - per indicare il giorno stabilito per un tour o un evento, inserimento dei dati nel database interno di Villa I Tatti, dopo la fine del tour o dell'evento, solo per finalità storico-statistiche, al fine di ottenere informazioni sulle presenze a Villa I Tatti.
Lettori
Il "lettore" è una persona che richiede l'accesso alla biblioteca di Villa I Tatti per consultare, prendere in prestito, studiare o riprodurre il materiale della biblioteca. Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali forniti dai lettori, comprese le informazioni riportate nell'elenco dei campi al seguente link: https://itatti.harvard.edu/berenson-library/request-access. Si richiede, inoltre, per motivi di sicurezza, una copia di uno strumento di identificazione personale.
Scopo del trattamento: consentire l'accesso alla biblioteca e l'utilizzo delle risorse accademiche messe a disposizione da Villa I Tatti, gestire le richieste per prendere in prestito, fotografare o riprodurre il materiale della biblioteca.
Visiting Lecturer e Visiting Faculty
I visiting lecturer e la visiting faculty soggiornano a Villa I Tatti per diversi periodi per tenere conferenze o corsi didattici e accademici, e per partecipare alla nostra attività di ricerca. Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali forniti dai visiting lecturer e dalla visiting faculty, tra cui: titolo accademico, nome, cognome, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza/domicilio, numero di telefono, sesso, formazione, posizione lavorativa al momento della raccolta dei dati, percorso professionale, nazionalità, nome e cognome del partner, nome e cognome (compresa l'età) dei figli, eventuali pubblicazioni, lingue straniere conosciute, nome, cognome e numero di telefono della persona da contattare in caso di emergenza. Nel caso in cui Villa I Tatti debba occuparsi di rimborsi spese o del pagamento di stipendi, verrà richiesto il numero di un documento di identità rilasciato dallo Stato, come il numero di previdenza sociale statunitense o il Codice fiscale, il numero identificativo di Harvard, i dati bancari, compreso il numero di conto corrente bancario, e i dati del passaporto o della carta verde statunitense, laddove applicabile, compresi data e luogo di emissione e data di scadenza.
Finalità del trattamento dei dati: individuazione dell'alloggio più idoneo in base alla composizione della famiglia; ai fini dell'archivio di Villa I Tatti; invio di eventuali comunicazioni; accesso alla biblioteca e ad altre risorse ed eventi di Villa I Tatti e richieste di foto o riproduzione del materiale della biblioteca; inserimento nel nostro sito web e nella Newsletter I Tatti, nonché nelle pubblicazioni online e cartacee e nei social media (Facebook, Instagram, Twitter ecc.), a condizione che qualsiasi foto o video in cui la persona è identificabile sia utilizzata esclusivamente per elenchi interni, salvo che non sia stato ottenuto il consenso per uso pubblico; trattamento dei pagamenti; facilitazioni per il rilascio del visto per l'ingresso in Italia, ai fini del quale sarà richiesto anche un itinerario di viaggio.
Dipendenti e stagisti; Altri fornitori di servizi
Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali forniti da dipendenti e stagisti, nonché da singoli fornitori di servizi indipendenti, che possono includere: nome, cognome, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza/domicilio, numero di telefono, sesso, data di nascita, informazioni sanitarie, percorso formativo e professionale, nome e cognome del partner, nome e cognome (compresa l'età) dei figli, nome, cognome e numero di telefono della persona da contattare in caso di emergenza; informazioni necessarie in relazione a risarcimenti e pagamenti di natura fiscale e sociale, come il numero di un documento di identità rilasciato dallo Stato, il numero di previdenza sociale statunitense o il Codice fiscale, il numero identificativo di Harvard, laddove presente, informazioni bancarie, compreso il numero di conto bancario, e i dati del passaporto o i dati della carta verde statunitense, laddove applicabile, compresi data e luogo di emissione e data di scadenza; status del permesso di lavoro; altre informazioni richieste dalla normativa vigente.
Finalità del trattamento dei dati: valutare le richieste di assunzione o altri rapporti di lavoro, e comunicare le decisioni di assunzione; gestire i processi lavorativi e facilitare le operazioni connesse all'assunzione, compresa l'elaborazione delle retribuzioni e dei salari, e l'erogazione di benefici ai dipendenti; soddisfare gli obblighi legali, regolamentari e contrattuali.
Amici e Sostenitori
Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali forniti dai soggetti che forniscono supporto finanziario e da altri soggetti interessati alle attività di Villa I Tatti, tra cui: nome, cognome, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza/domicilio, numero di telefono, associazioni e attività di Villa I Tatti.
Finalità del trattamento dei dati: raccogliere informazioni e facilitare le opportunità di contatto con Villa I Tatti, e con gli altri soggetti interessati, attraverso newsletter, eventi, regali o donazioni; ai fini dell’archivio di Villa I Tatti; soddisfare gli obblighi legali, regolamentari e contrattuali.
Altri trattamenti di dati
Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali forniti dai soggetti che desiderano ottenere beni o servizi, come pubblicazioni o vino o olio d'oliva, in quanto necessari per completare le transazioni richieste, compresi i recapiti e, laddove applicabile, i numeri della carta di pagamento.
Qualora necessario, collocheremo i cookie per supportare alcune funzioni del sito web, come ad esempio l'accesso. Utilizziamo anche strumenti analitici per analizzare il traffico del sito web. Nessun dato identificabile è direttamente associato a questi strumenti utilizzati da Villa I Tatti.
Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, può inoltre trattare o condividere i dati personali per prevenire, indagare, intraprendere azioni o segnalare frodi, attività illecite o criminali, altre condotte scorrette, questioni tecniche o di sicurezza, oppure l'accesso o l'utilizzo non autorizzato dei dati personali o del nostro sito web o dei sistemi di dati; rispondere a mandati di comparizione, ordini del tribunale o altri procedimenti legali; far rispettare i nostri accordi; proteggere la salute, la sicurezza, i diritti o la proprietà Vostra, nostra o di altri; e adempiere agli obblighi di legge.
Basi giuridiche per il trattamento dei dati
Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali per le finalità sopra descritte, al fine di agevolare le transazioni richieste dagli interessati e per adempiere ai propri obblighi (ad esempio, assegnazione e gestione di borse di studio); sulla base dei propri legittimi interessi (ad esempio, gestione degli accessi ai propri locali e collezioni); per adempiere ai propri obblighi legali o regolamentari; oppure, laddove applicabile, sulla base del consenso dell'interessato.
Ulteriori informazioni sul trattamento dei dati
- Poiché Villa I Tatti è un dipartimento della Harvard University che si trova negli Stati Uniti d'America, essa trasferisce i dati personali alla Harvard University negli Stati Uniti d'America per l'elaborazione e l'archiviazione, inserendo i dati personali forniti in banche dati condivise tra Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento e la Harvard University. Tali trasferimenti hanno luogo per le finalità di trattamento sopra indicate. I Vostri dati personali potranno essere inoltre comunicati alle Autorità governative e agli Istituti collegati per le finalità del trattamento, quali il Ministero dell'Università e della Ricerca, gli Istituti di Studi sul Rinascimento italiano e altri Istituti legati alle attività svolte da Villa I Tatti e ad altri soggetti ai quali, in base alle disposizioni di legge, tali dati devono essere comunicati.
- Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento, si avvale anche di venditori e fornitori di servizi per assistenza nelle sue attività che possono includere il trattamento dei dati personali da parte di tali venditori o fornitori di servizi, per le finalità sopra descritte.
- I dati personali saranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle finalità sopra descritte, per ciascuna delle tipologie di persone sopra menzionate, e saranno conservati per le finalità storico/archivistico/statistiche del patrimonio di Villa I Tatti.
I Vostri Diritti
Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento, vi fornirà, su ragionevole richiesta in buona fede, informazioni circa l'esistenza o meno di dati personali di Villa I Tatti nell'ambito del trattamento descritto nella presente Informativa, nella misura in cui sia richiesto dalla legge applicabile. In alcuni casi, in relazione ai dati personali trattati ai sensi della presente Informativa, si può anche avere il diritto di:
- correggere o aggiornare i dati personali inesatti;
- impedire o limitare il modo in cui utilizziamo i vostri dati personali;
- di opporsi al trattamento dei dati personali;
- richiedere la cancellazione dei vostri dati personali; e
- ottenere una copia dei vostri dati personali in un formato facilmente accessibile.
Per inviare tale richiesta, è possibile contattare Villa I Tatti inviando un messaggio di posta elettronica a EEADataSubjectRequest(@)harvard.edu, con copia a gdpr(@)itatti.harvard.edu . Poiché desideriamo evitare di intraprendere azioni per quanto riguarda i vostri dati personali sotto la direzione di terzi, vi chiederemo informazioni per verificare la vostra identità. Risponderemo alla richiesta entro un lasso di tempo ragionevole.
Inoltre, garantiamo il diritto di revocare il vostro consenso al trattamento dei dati personali da parte di Villa I Tatti ai sensi della presente informativa, il cui trattamento è basato esclusivamente sul vostro consenso, fatte salve alcune limitazioni di legge. Se ritirate il vostro consenso all'uso o alla condivisione dei vostri dati personali per le finalità indicate nella presente Informativa, potreste non avere più accesso a tutti i servizi correlati (o alcuni di essi) e potremmo non essere più in grado di fornirvi tutti i servizi (o alcuni di essi). Vi informiamo che, in alcuni casi, Villa I Tatti, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, può continuare a trattarli anche successivamente al ritiro del consenso o alla richiesta di cancellazione dei dati, qualora Villa I Tatti abbia una base giuridica che legittima ciò, ad esempio, al fine di adempiere ad un obbligo legale autonomo, nel caso in cui i dati siano ancora necessari per gli scopi legittimi per i quali sono stati ottenuti, o per perseguire il nostro legittimo interesse a mantenere i nostri servizi e operazioni sicuri.
In caso di reclami riguardanti le nostre pratiche in materia di privacy, avete il diritto di presentare un reclamo presso la vostra autorità nazionale per la protezione dei dati (cioè, l'autorità di controllo).
Questa informativa entra in vigore a partire dal: 25/05/2018