Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

Regolamento (UE) 2016/679 Del Parlamento Europeo e del Consiglio

 

Ai sensi del Regolamento Europeo n. 697/2016, e successive modifiche e integrazioni, io sottoscritto/a autorizzo il trattamento dei dati personali per i fini indicati nell’informativa.

I hereby give my consent, in accordance with the Italian Privacy Law 196/03 and following amendments, to process my personal data for the purposes listed in the informative note.

Il Trattamento dei dati personali da Lei forniti avviene in maniera lecita, corretta e trasparente e con le modalità di trattamento previste dal Regolamento Europeo, come richiesto nell’Articolo 5, al comma n. 1 che di seguito si ritrascrive: “I dati personali sono:

1. trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato («liceità, correttezza e trasparenza»);

2. raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità; un ulteriore trattamento dei dati personali a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici non è, conformemente all’articolo 89, paragrafo 1, considerato incompatibile con le finalità iniziali («limitazione della finalità»);

3. adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);

4. esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati («esattezza»);

5. conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all’articolo 89, paragrafo 1, fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato («limitazione della conservazione»);

6. trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali («integrità e riservatezza»).

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali é: President and Fellows of Harvard College nella persona del direttore pro-tempore in carica, con sede in Fiesole (FI), Via di Vincigliata n. 26.

Borsisti

I “borsisti” sono le persone che hanno fatto richiesta e/o ottenuto la borsa di studio. Il Titolare del trattamento tratta i dati da Lei forniti e che rientrano nella categoria di “dato personale” che, come definito dall’art. 4 del Regolamento Europeo, è “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata” e, precisamente: titolo accademico, nome, cognome, indirizzo email, indirizzo di residenza/domicilio, sesso, istruzione, posizione lavorativa attuale al momento in cui si raccolgono i dati, storia lavorativa, nazionalità, nome e cognome del partner, nome e cognome (ivi compresa l’età) dei figli, richiesta di borse di studio in corso o borse di studio già ottenute, eventuali pubblicazioni, lingue straniere parlate, attuale progetto in corso per cui chiede l’accesso a Villa I Tatti, referenze, nome, cognome e numero di telefono della persona da contattare in caso di emergenza.

Finalità del Trattamento dei dati: scelta tra le varie richieste di borse di studio pervenute ad Harvard University e al vaglio della decisione del Comitato, determinazione del compenso totale da assegnare alla borsa di studio, individuazione dell’alloggio più idoneo in base alla composizione del nucleo familiare del borsista, la migliore organizzazione degli eventi, feste ecc. all’interno di Villa I Tatti in considerazione della presenza di figli al seguito del borsista, a fini del patrimonio storico/archivistico, invio di eventuali comunicazioni, accesso alla biblioteca, richieste per fotografare o riprodurre, inserimento sul nostro sito web e nel I Tatti Newsletter, pubblicazioni online e stampati, social media (Facebook, Instagram, Twitter etc.), conseguimento di eventuale visto per l’ingresso in Italia.

Ex-borsisti

Gli “ex borsisti” sono quelle persone che hanno già ottenuto ed usufruito di una borsa di studio presso Villa I Tatti. Il Titolare del trattamento tratta i dati da Lei forniti e che rientrano nella categoria di “dato personale” che, come definito dall’art. 4 del Regolamento Europeo, è “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata” e, precisamente: titolo accademico, nome, cognome, indirizzo email, indirizzo di residenza, sesso, istruzione, posizione lavorativa attuale al momento in cui si raccolgono i dati, storia lavorativa, nazionalità, nome e cognome del partner, nome e cognome (ivi compresa l’età) dei figli, richiesta di borse di studio in corso o borse di studio già ottenute, eventuali pubblicazioni, lingue straniere parlate, attuale progetto in corso per cui chiede l’accesso a Villa I Tatti, referenze, nome, cognome e numero di telefono della persona da contattare in caso di emergenza.

Finalità del Trattamento dei dati: consentire all’ex borsista di utilizzare le risorse accademiche messe a disposizione da Villa I Tatti (pranzi, accesso alla biblioteca ecc.) in quanto, per poterlo fare, la persona deve essere riconosciuta da Villa I Tatti come “ex-borsista”, conservazione dei dati personali ai fini del patrimonio storico/archivistico, invio di eventuali comunicazioni ecc., accesso alla biblioteca, richieste per fotografare o riprodurre, inserimento sul nostro sito web e nel I Tatti Newsletter (con la precisazione che eventuali fotografie o video in cui si riconosce la persona saranno usate esclusivamente per liste interne) pubblicazione online e stampati, social media (Facebook, Instagram, Twitter etc.).

Visitatori

Il “visitatore” è quella persona che presenta richiesta per visitare Villa I Tatti. Il Titolare del trattamento tratta i dati da Lei forniti e che rientrano nella categoria di “dato personale” che, come definito dall’art. 4 del Regolamento Europeo, è “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata” e, precisamente: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, nome, cognome e numero di telefono della persona da contattare mentre sono in Italia, nome, cognome e indirizzo di residenza/domicilio, indirizzo e-mail, delle persone che parteciperanno al tour di Villa I Tatti insieme al visitatore che presenta la richiesta.

Finalità del Trattamento: inserimento dei dati personali nel calendario elettronico – solo ad uso interno – per indicare il giorno fissato per il tour, inserimento dei dati in data base interno a Villa I Tatti, dopo che il tour è terminato, solo per uso storico/statistico per capire chi è passato per Villa I Tatti.

Lettori

Il “Lettore” è quella persona che chiede l’accesso alla biblioteca di Villa I Tatti per consultare, studiare, riprodurre il materiale tutto presente. Il Titolare del trattamento tratta i dati da Lei forniti e che rientrano nella categoria di “dato personale” che, come definito dall’art. 4 del Regolamento Europeo, è “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata” e, precisamente: nome, cognome, indirizzo di residenza/domicilio, indirizzo e-mail, attività lavorattiva, numero di telefono.

  • Finalità del Trattamento: consentire l’accesso alla biblioteca, consentire l’utilizzo delle risorse accademiche messe a disposizione da Villa I Tatti, gestire le richieste per fotografare o riprodurre.

Borsisti, Ex-Borsisti, Visitatori e Lettori.

  • Il Titolare del Trattamento tratta i Suoi dati personali con procedimento cartaceo e/o elettronico/automatizzato, nel rispetto dei principi indicati nell’art. 5 del Regolamento Europeo e sopra indicati ed è realizzato attraverso la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, la cancellazione e la distruzione dei dati.
  • Essendo il Titolare del Trattamento un dipartimento dell’Università di Harvard, con sede negli Stati Uniti D’America, il Titolare del Trattamento trasferisce/può trasferire i Suoi dati personali negli Stati Uniti d’America alla suddetta università, mediante l’inserimento dei dati personali forniti all’interno di una database in comune tra il Titolare del Trattamento e l’Università di Harvard. Si comunica che detto trasferimento è lecito grazie all’esistenza di

una decisione di adeguatezza della Commissione Europea per il trasferimento dei dati personali verso gli Stati Uniti D’America. Detto trasferimento avviene sempre e comunque per le finalità/scopi del trattamento sopra indicate. I Suoi dati personali potranno essere comunicati anche alle Autorità ed Istituti attinenti con le finalità/scopi del trattamento, quali il Ministero dell’Università, Istituiti di Studi sul Rinascimento Italiano nonché altri Istituti affini all’attività svolta da Titolare del Trattamento e a quelli che, per disposizioni di legge, detti dati debbono essere comunicati. Si precisa che l’attività svolta dal Titolare del Trattamento è di studi sul rinascimento italiano.

  • Il suo rifiuto al trattamento dei dati personali impedisce al Titolare del Trattamento di dare esecuzione alle finalità del trattamento sopra indicate.
  • Relativamente al trattamento dei Suoi dati personali, Lei ha diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo.
  • I Suoi dati personali verranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle finalità indicate nei punti precedenti per ogni tipologia di persone sopra indicate e verrano conservati a fini del patrimonio storico/archivistico/statistico di Villa I Tatti.
  • Ai sensi dell’art. 7 del Regolamento Europe, il conferimento dei dati personali è facoltativo, così come il consenso al trattamento e Lei ha diritto di revocare in ogni momento il consenso oggi espresso al trattamento dei Suoi dati personali, con la stessa facilità con il quale è stato prestato, ma la revoca deve essere comunicata al Titolare del Trattamento.

Si comunica che, ai sensi di quanto previsto dal Regolamento Europeo sulla privacy Lei ha il diritto di sapere se il Titolare del Trattamento effettua attività di trattamento di Suoi dati personali, mediante l’esercizio del diritto di accesso: art. 15 “Diritto di accesso dell’interessato”  1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in

tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato. 2. Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 relative al trasferimento. 3. Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune. 4. Il diritto di ottenere una copia di cui al paragrafo 3 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

  1. Una volta esercitato il diritto di accesso e verificato che il Titolare del Trattamento effettua il trattamento dei Suoi dati personali, il Regolamento Europeo le riconosce i seguenti diritti:

Articolo 16Diritto di rettifica” L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Articolo 17 “Diritto alla cancellazione («diritto all'oblio»)” 1. L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti: a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; 4.5.2016 IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 119/43 b) l'interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l'interessato si oppone al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 2; d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all'offerta di servizi della società dell'informazione di cui all'articolo 8, paragrafo 1.

 2. Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligato, ai sensi del paragrafo 1, a cancellarli, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell'interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali.

3. I paragrafi 1 e 2 non si applicano nella misura in cui il trattamento sia necessario: a) per l'esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione; b) per l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica in conformità dell'articolo 9, paragrafo 2, lettere h) e i), e dell'articolo 9, paragrafo 3; d) a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, nella misura in cui il diritto di cui al paragrafo 1 rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento; o e) per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Articolo 18 “Diritto di limitazione di trattamento” 1. L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l'interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato. 2. Se il trattamento è limitato a norma del paragrafo 1, tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell'interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell'Unione o di uno Stato membro. L 119/44 IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea 4.5.2016 3. L'interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento a norma del paragrafo 1 è informato dal titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata.

Articolo 19 “Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento” Il titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma dell'articolo 16, dell'articolo 17, paragrafo 1, e dell'articolo 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.

  • Solo nel caso in cui il Trattamento dei Suoi dati personali avvenga mediante l’utilizzo esclusivo di mezzi automatizzati, con esclusione del trattamento su carta mediante archivi, il Regolamento Europeo le riconosce il diritto alla portabilità dei dati.

Articolo 20 “Diritto alla portabilità dei dati” 1. L'interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora: a) il trattamento si basi sul consenso ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera a), o su un contratto ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera b); e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati. 2. Nell'esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l'interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all'altro, se tecnicamente fattibile. 3. L'esercizio del diritto di cui al paragrafo 1 del presente articolo lascia impregiudicato l'articolo 17. Tale diritto non si applica al trattamento necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento. 4. Il diritto di cui al paragrafo 1 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

Il Titolare del Trattamento invita l’Interessato a non confondere il diritto di accesso (art. 15) con il diritto alla portabilità (Art. 20). Il Diritto di Accesso Le dà la possibilità di chiedere al Titolare del Trattamento se questi è in possesso di Suoi dati personali e se ne fa un trattamento; il diritto alla portabilità presuppone che il Titolare del Trattamento effettui il trattamento dei Suoi dati personali e significa che Lei ha la possibilità di chiedere che i Suoi dati personali siano trasferiti da un Titolare del Trattamento all’altro, anche mediante una trasmissione diretta se questa è possibile da un punto di vista tecnico.

Articolo 21 “Diritto di opposizione” 1. L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l'esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell'interessato oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. 2. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. 3. Qualora l'interessato si opponga al trattamento per

finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità. 4. Il diritto di cui ai paragrafi 1 e 2 è esplicitamente portato all'attenzione dell'interessato ed è presentato chiaramente e separatamente da qualsiasi altra informazione al più tardi al momento della prima comunicazione con l'interessato. 5. Nel contesto dell'utilizzo di servizi della società dell'informazione e fatta salva la direttiva 2002/58/CE, l'interessato può esercitare il proprio diritto di opposizione con mezzi automatizzati che utilizzano specifiche tecniche. 6. Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell'articolo 89, paragrafo 1, l'interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguarda, salvo se il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico.

Articolo 22 “Processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione” 1. L'interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona. 2. Il paragrafo 1 non si applica nel caso in cui la decisione: a) sia necessaria per la conclusione o l'esecuzione di un contratto tra l'interessato e un titolare del trattamento; b) sia autorizzata dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento, che precisa altresì misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell'interessato; c) si basi sul consenso esplicito dell'interessato. 3. Nei casi di cui al paragrafo 2, lettere a) e c), il titolare del trattamento attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell'interessato, almeno il diritto di ottenere l'intervento umano da parte del titolare del trattamento, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione. 4. Le decisioni di cui al paragrafo 2 non si basano sulle categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 9, paragrafo 1, a meno che non sia d'applicazione l'articolo 9, paragrafo 2, lettere a) o g), e non siano in vigore misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell'interessato.

  • In caso di violazione dei Suoi dati personali e solo se detta violazione comporta un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare del Trattamento Le invierà, senza ritardo, una comunicazione per informale che vi è stata una violazione dei dati, qual è la natura della violazione e le seguenti informazioni: a) il nome e i contatti del Titolare del Trattamento e dell’Incaricato al trattamento dei dati personali violati, b) le probabili conseguenze della violazione, c) la descrizione delle misure adottate dal Titolare del Trattamento o che questi ha proposto di adottare per rimediare alla violazione dei dati personali.
Per l’esercizio dei diritti a Lei riconosciuti dal Regolamento Europeo, Lei potrà contattare il Titolare del Trattamento inviando una raccomandata a.r. a - President and Fellows of Harvard College, Via di Vincigliata n. 26, 50014 Fiesole (FI).